З метою встановлення єдиного порядку обліку, використання, зберігання та знищення печаток і штампів у виконавчих органах Петропавлівської селищної ради, відповідно до частини 3 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, керуючись Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні»:
1. Затвердити порядок обліку, використання, зберігання та знищення печаток і штампів у виконавчих органах Петропавлівської селищної ради (далі – Порядок) (додаток 1).
2. Призначити персонально відповідальними за зберігання і використання:
2.1. Гербової печатки Петропавлівської селищної ради, штампу “ЗГІДНО З ОРИГІНАЛОМ начальник відділу бухгалтерського обліку та звітності— головний бухгалтер” – Свинарьову Аллу Вікторівну, начальника відділу бухгалтерського обліку та звітності — головного бухгалтера селищної ради.
2.2. Печатки виконавчого комітету Петропавлівської селищної ради — Сікало Олену Юріївну, керуючу справами (секретаря) виконавчого апарату селищної ради.
2.3. Печатки загального відділу, штампів “ЗГІДНО З ОРИГІНАЛОМ начальник загального відділу”, “КОПІЯ”, штампів для вхідної та вихідної кореспонденції — Сисун Інну Іванівну, начальника загального відділу селищної ради.
2.4. Штампів “ЗГІДНО З ОРИГІНАЛОМ начальник відділу трудового архіву” та “АРХІВНА КОПІЯ” — Корх Тетяну Андріївну, начальника відділу трудового архіву селищної ради.
2.5. Штампу “ЗГІДНО З ОРИГІНАЛОМ начальник сектору соціального захисту населення” - Цибулько Оксану Володимирівну, завідувача сектору соціального захисту населення селищної ради.
2.6.Штампів «Петропавлівська селищна рада Петропавлівського району Дніпропетровської області Знято з реєстрації місце проживання», «Петропавлівська селищна рада Петропавлівського району Дніпропетровської області Місце проживання зареєстровано за адресою», «Петропавлівська селищна рада Синельниківського району Дніпропетровської області Знято з реєстрації місце проживання», «Петропавлівська селищна рада Синельниківського району Дніпропетровської області Місце проживання зареєстровано за адресою», “ЗГІДНО З ОРИГІНАЛОМ”, для вихідної кореспонденції, печатки із зазначенням прізвища, ім'я, по-батькові «Гречко Наталя Володимирівна» виконавчий комітет Петропавлівської селищної ради центр надання адміністративних послуг” – Гречко Наталю Володимирівну, начальника відділу ЦНАП.
2.7. Печатки із зазначенням прізвища, ім'я, по-батькові «Берло Вікторія Миколаївна» виконавчий комітет Петропавлівської селищної ради центр надання адміністративних послуг” — Берло Вікторію Миколаївну, адміністратора відділу ЦНАП.
2.8. Печатки із зазначенням прізвища, ім'я, по-батькові «Корж Олексій Миколайович» виконавчий комітет Петропавлівської селищної ради центр надання адміністративних послуг” — Коржа Олексія Миколайовича, адміністратора відділу ЦНАП.
2.9. Печатки із зазначенням прізвища, ім'я, по-батькові «Кравченко Оксана Валентинівна» виконавчий комітет Петропавлівської селищної ради центр надання адміністративних послуг” — Кравченко Оксану Валентинівну, адміністратора відділу ЦНАП.
2.10. Номерної печатки державного реєстратора (№1 та №2) — Іващука Сергія Анатолійовича, начальника відділу - державного реєстратора відділу державної реєстрації селищної ради.
2.11. Гербової номерної печатки №1 - Динника Євгена Сергійовича, старосту Самарського старостинського округу.
2.12. Гербової номерної печатки №2 — Шкурко Лідію Іванівну, старосту Лозівського старостинського округу..
3. Створити комісію щодо перевірки наявності, використання, зберігання та знищення печаток і штампів у виконавчих органах Петропавлівської селищної ради та затвердити її склад (додаток 2).
3. Контроль за виконанням цього розпорядження залишаю за собою.
В.о.селищного голови Лариса ЗАМУРА
Додаток 1
до розпорядження селищного голови
18.10.2021 року № 340-р
ПОРЯДОК
обліку, використання, зберігання та знищення печаток і штампів
у виконавчих органах Петропавлівської селищної ради
1. Загальні положення
1. Цей Порядок визначає процедуру обліку, використання, зберігання та знищення печаток і штампів у виконавчих органах Петропавлівської селищної ради (далі – установа).
2. Визначення поняття печаток і штампів, їх призначення.
Печатка - спеціальне кліше у формі кола, яке призначене для отримання відбитків на папері, з опуклим або заглибленим дзеркальним відображенням тексту, малюнка та інших позначок.
Печатки призначені для підтвердження достовірності документа та підпису посадової особи з метою надання документу юридичної сили.
Штамп - спеціальне кліше, переважно прямокутної форми яке призначене для отримання відбитків на папері, з опуклим або заглибленим дзеркальним відображенням тексту, малюнка та інших позначок.
Штампи призначені для нанесення на документах реквізитів установи, певних написів або підтвердження окремих дій.
Печатки та штампи проставляються на документах з використанням чорнила синього кольору. Штамп, у якому зазначено реквізит «Контроль» або «Повторно», дозволяється проставляти з використанням чорнила червоного кольору.
2. Виготовлення та облік печаток і штампів
1. Виготовлення печаток та штампів здійснюється у випадках створення, реорганізації або зміни найменування установи, втрати, викрадення, зношення або пошкодження.
2. Право на застосування гербових печаток установи (для установ, які мають право використовувати державну символіку) (далі – гербова печатка установи) закріплюється у положенні (статуті) установи.
3. Печатки і штампи в установі виготовляються за дозволом керівника установи.
4. При необхідності, в установі можливо застосовувати печатки та штампи структурних підрозділів (загальний відділ, бухгалтерії тощо), печатки для окремих категорій документів (для копій, перепусток, конвертів тощо), а також металеві печатки - для опечатування приміщень, шаф, сейфів.
Керівники структурних підрозділів готують доповідну записку на ім’я керівника установи з обґрунтуванням необхідності виготовлення відповідних печаток та штампів та заявку - погодження на виготовлення печатки, штампу з їх ескізом (далі заявка).
Після погодження та виготовлення печатки, штампу керівник структурного підрозділу передає оригінал заявки, печатку, штамп для залишення їх відбитка в журналі обліку печаток і штампів. Працівник, визначений відповідальним за зберігання та використання відповідних печаток, штампів, робить відмітку про їх отримання в журналі обліку печаток і штампів.
5. Печатки і штампи, що використовуються у виконавчих органах Петропавлівської селищної ради, підлягають обліку.
6. Порядок обліку, використання, місце зберігання печаток і штампів установи, посадові особи, відповідальні за їх зберігання, а також перелік посадових осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою установи визначаються розпорядчим документом керівника установи.
7. Оприбуткування печаток і штампів здійснюється на підставі документів, які підтверджують факт їх отримання.
8. Облік усіх печаток та штампів, що застосовуються в установі, ведеться загальним відділом Петропавлівської селищної ради (далі – загальний відділ) в журналі за формою, наведеною в додатку 1 до цього Порядку.
Відбиток печатки чи штампа робиться в журналі обліку печаток та штампів на окремому аркуші. Це робиться для зручності передачі печаток і штампів іншим працівникам та виключення дублювання обліку їх у цьому журналі.
Журнал обліку печаток та штампів включається до номенклатури справ установи. Аркуші журналу нумеруються, прошиваються та скріплюються гербовою печаткою.
9. У разі втрати або викрадення печатки чи штампа відповідальна особа, яка це виявила, негайно доповідає про це керівнику установи та інформує загальний відділ.
За фактом втрати печатки чи штампа проводиться службове розслідування та вживаються заходи щодо встановлення місцезнаходження втраченої або викраденої печатки чи штампа. За наявності підстав вважати, що печатку чи штамп викрали, повідомляються правоохоронні органи.
У разі коли за результатами службового розслідування місцезнаходження печатки чи штампа не встановлено, їх визнають недійсними, про що робиться відповідна відмітка в журналі обліку та відображається в бухгалтерському обліку.
Про визнання печатки чи штампа недійсними повідомляються заінтересовані органи державної влади, органи місцевого самоврядування та інші юридичні і фізичні особи, у разі необхідності відповідна інформація оприлюднюється в засобах масової інформації та на офіційному сайті установи.
3. Зберігання та використання печаток і штампів
1. У Петропавлівській селищній раді використовуються печатка із зображенням Державного Герба України та зазначенням коду ЄДРПОУ та із зазначенням повного найменування установи; номерні печатки із зображенням Державного Герба України, із зазначенням коду ЄДРПОУ і зазначенням повного найменування установи (далі – гербові номерні печатки); номерні печатки державних реєстраторів із зображенням Державного Герба України, без зазначення коду ЄДРПОУ, із зазначенням повного найменування установи (далі – гербові номерні печатки державних реєстраторів); печатка виконавчого комітету без зображення Державного Герба України та коду ЄДРПОУ, із зазначенням повного найменування установи; іменні печатки працівників ЦНАП без зображення Державного Герба України та коду ЄДРПОУ; печатка загального відділу без зображення Державного Герба України, із зазначенням коду ЄДРПОУ та штампи.
2. Особи, які персонально відповідають за облік використання і зберігання печаток і штампів, визначаються розпорядчим документом керівника установи.
3. Видача печаток, штампів посадовим особам, визначеним відповідальними за зберігання та використання печаток і штампів, здійснюється під підпис у журналі обліку печаток і штампів.
4. В разі звільнення, переведення особи, визначеної відповідальною за зберігання та використання печаток і штампів, робиться відповідна відмітка у вищезазначеному журналі.
5. Тимчасова передача гербової печатки відповідальною особою іншій посадовій особі, яка її заміщує, здійснюється за актом прийому-передачі.
6. Передача стороннім особам, винесення за межі установи без дозволу керівника, а також без облікова передача печаток і штампів іншим працівникам категорично забороняється.
7. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів та проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової особи засвідчується гербовою печаткою із зазначенням коду ЄДРПОУ установи.
Перелік інших документів, підписи на яких відповідно до законодавства необхідно скріплювати гербовою печаткою (із зазначенням коду ЄДРПОУ) установи визначаються Інструкцією з діловодства установи.
8. Іменними печатками та номерними печатками державного реєстратора засвідчуються документи, що надаються фізичним та юридичним особам відділом реєстрації та відділом (центром) надання адміністративних послуг селищної ради згідно їх повноважень.
9. Гербові номерні (№1 та №2) печатки, які виготовлені та передані на зберігання та для використання в роботі, використовуються старостами громади згідно їх повноважень.
10. Гербові печатки установи проставляються на оригіналах документів на підписи посадових осіб, які визначені розпорядчим документом керівника установи.
11. Печатка загального відділу селищної ради ставиться на копіях документів, на розмножених примірниках розпорядчих документів та інших документах довідкового характеру.
12. Відбиток печатки, що засвідчує підпис посадової особи, ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи. У документах, створених на основі уніфікованих форм, печатка ставиться на окремо виділеному для цього місці з відміткою «М. П.».
13. Перевірка обліку, наявності, використання, зберігання печаток і штампів здійснюється щороку комісією, призначеною розпорядчим документом керівника установи, з оформленням відповідного акта (додаток 2) та робиться відмітка у журналі обліку печаток і штампів.
14. У разі порушення правил обліку, використання, зберігання печаток і штампів комісія проводить службове розслідування, результати якого доводяться до відома керівника установи.
15. Печатки і штампи в установі повинні зберігатись у сейфах або металевих шафах.
4. Знищення печаток і штампів
1. Печатки і штампи знищуються в разі:
- пошкодження, зношення, непридатності до використання в роботі або такі, які втратили практичне значення;
- ліквідації, реорганізації та перейменування установи.
2. Знищення печаток і штампів проводиться комісією, створеною розпорядчим документом керівника установи, та з оформленням відповідного акту у 2-х примірниках (додаток 3), один з яких зберігається у загальному відділі, другий у відділі бухгалтерського обліку та звітності Петропавлівської селищної ради.
Після знищення печатки, штампу робиться відповідний запис загальним відділом у журналі обліку печаток і штампів із зазначенням дати і номера акта про знищення, відділ бухгалтерського обліку та звітності проводить списання печаток і штампів, як матеріальних цінностей.
3. Печатки і штампи знищуються шляхом подрібнення кліше печатки або штампа.
виконавчого комітету селищної ради Олена СІКАЛО
Додаток 1
до Порядку
Журнал
обліку та видачі печаток і штампів
|
№ з/п |
Відбитки печаток і штампів |
Кому видано |
Дата повернення і підпис про прийняття |
Примітка (відмітка про знищення) |
||
|
Найменування підрозділу, в якому зберігаються печатки і штампи |
Прізвище та ініціали відповідальної особи |
Дата і підпис про отримання |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
Керуюча справами (секретар)
виконавчого комітету селищної ради Олена СІКАЛО
Додаток 2
до Порядку
ЗАТВЕРДЖУЮ:
Селищний голова
______________ _______________
(підпис) (ініціали та прізвище)
,,____” ____________ 20___ року
|
АКТ _______________ смт. Петропавлівка №_____
Про проведення перевірки обліку, наявності, використання, зберігання печаток і штампів у виконавчих органах Петропавлівської селищної ради |
Підстава проведення перевірки: розпорядження селищного голови від ___________ № _____
“Про проведення перевірки обліку, наявності, використання, зберігання печаток і штампів.”
Комісія у складі голови комісії _______________________________________________
(прізвище, ініціали, посада)
та членів комісії: _________________________________________________________________
(прізвище, ініціали, посада)
з ______ по ______ здійснила перевірку обліку, наявності, використання, зберігання печаток і штампів, що використовуються в роботі виконавчих органів Петропавлівської селищної ради.
Облік відбитків печаток і штампів ведеться в журналі (справа № _____),
який ___________________________________________________________________________
(прошнуровано, пронумеровано та скріплено гербовою печаткою)
Згідно із журналом обліку та видачі печаток і штампів виконавчими органами Петропавлівської селищної ради використовується в роботі:
печаток __________________ штук, штампів __________________ штук.
(словами) (словами)
Зношених/пошкоджених печаток __________ штук, штампів _____________ штук.
(словами) (словами)
Не виявлено: печаток /штампів ___________________ штук, зокрема:
(словами)
____________________________________________________________________________
(назви печаток, облікові номери згідно із журналом)
Рекомендації комісії: _________________________________________________________
Голова комісії _________________ ________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Члени комісії _________________ ________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Керуюча справами (секретар)
виконавчого комітету селищної ради Олена СІКАЛО
Додаток 3
до Порядку
ЗАТВЕРДЖУЮ
Селищний голова
____________ _______________
(підпис) (ініціали та прізвище)
,,____” ____________ 20___ року
АКТ
про знищення печаток/штампів
|
___________ |
смт. Петропавлівка |
№______ |
Комісія у складі голови комісії _____________________________________________
(прізвище, ініціали, посада)
та членів комісії _______________________________________________________________
(прізвище, ініціали, посада)
відібрала для знищення печатки та штампи, що втратили практичне значення, стали непридатними для користування:
|
№
|
Відбиток
|
Кількість печаток/штампів |
П. І. Б. відповідального за використання та зберігання печатки, штампа |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
Усього підлягає знищенню: __________________ печаток і __________________ штампів.
(кількість словами) (кількість словами)
Записи акта з обліковими даними звірено:
Голова комісії _________________ __________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Члени комісії _________________ __________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Зазначені печатки і штампи перед знищенням звірили із записами в акті та ____ ____________ 20 ___ р. знищили шляхом подрібнення кліше.
Голова комісії _________________ __________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Члени комісії _________________ __________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Відмітки про знищення печаток і штампів в журналі обліку печаток і штампів зробив (-ла)
___ ____________ 20 ___ р. _________________ __________________
(підпис) (ініціали та прізвище)
Керуюча справами (секретар)
виконавчого комітету селищної ради Олена СІКАЛО
Додаток 2
до розпорядження
селищного голови
від 18.10. 2021 року
№340-р
Склад
комісії щодо перевірки наявності, використання, зберігання та знищення печаток і штампів
у виконавчих органах Петропавлівської селищної ради
Голова комісії: СІКАЛО Олена Юріївна, керуюча справами (секретар) виконавчого комітету
Секретар комісії: СИНЬОГІНА Маргарита Ігорівна, головний спеціаліст відділу бухгалтерського обліку та звітності селищної ради
Члени комісії: СИСУН Інна Іванівна, начальник загального відділу селищної ради
РУЧА Тетяна Миколаївна, начальник юридичного відділу- юрисконсульт селищної ради
ХИЖНЯК Світлана Юріївна, головний спеціаліст загального відділу селищної ради
Керуюча справами (секретар)
виконавчого комітету селищної ради Олена СІКАЛО